第一章 总则

第一条  为进一步加强公司人事档案管理，提高组织人事工作管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条  人事档案是公司组织人事管理工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是干部选拔任用、人力资源管理与开发的重要参考依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。

第三条  人事档案管理工作必须按照相关法律、规定；必须贯彻执行党和国家的有关档案保密、保管的制度和法规，确保人事档案的安全和完整。

第四条  本规定适用范围：集团机关本部及所属单位职工的人事档案。

第二章 管理职责

第五条  集团公司人事档案按照组织人事管理权限的原则实行集中存放、分级管理，业务工作接受公司党委的领导、纪检与上级有关业务部门的监督、检查和指导。集团公司人力资源部（组织部）为人事档案的牵头管理部门，所属单位按照干部管理权限配合做好所属单位员工档案管理。

第六条  人事档案材料形成部门指组织人事、党团、纪检、工会等形成人事档案材料的部门。

第七条  人事档案管理部门工作职责

1.保管人事档案，接收审核入职本单位人员的人事档案；

    2.收集、鉴别和整理人事档案材料；

3.办理人事档案的查阅、借用和转递；

4.登记收录员工职务、职称、工资的变化情况；

5.做好人事档案安全、保密、保护工作；

6.调查研究人事档案工作情况，完善制度建设；

7.推广应用人事档案现代化管理技术；

8.办理其他有关事项。

第八条  人事档案管理工作人员基本要求及职责

1.政治坚定、作风正派、责任心强、具有大专以上学历的中共党员，熟悉干部人事档案工作条例。

2.热爱本职工作，忠于职守，甘于奉献，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为组织人事工作服务。

3.严守纪律，严格遵守《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》和保密规定,保护档案的安全，不得擅自转移、分散、销毁和泄漏档案及其内容。

4.坚持原则，认真履行人事档案管理职责，严格按照档案工作的各项规章制度办事，不得随意向无关人员透露职工档案信息。

5.工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等交接工作。

第九条  人事档案材料形成部门基本要求及职责

1.熟悉人事档案材料收集范围。

2.对应归入人事档案的材料，形成材料后定期移交，经分管领导批准后，按要求将材料送交人事档案管理部门归档。（附人事档案材料归档移交资料清单）

3.对不符合归档要求的材料，有责任按规定补充完整。

第三章 收集范围与归档

第十条  为了使人事档案能够真实、全面地反映员工基本情况，人事档案管理部门要定期通过有关部门收集本单位员工在工作调配、干部任免、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的材料，充实档案内容。一般于每年年初收集完成上年度形成的人事档案材料，交人力资源部（组织部）归档。

第十一条  人事档案材料收集范围及分类：

第一类 履历材料：履历表、简历表、各类人员登记表。

第二类 自传材料：由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料。

第三类 鉴定、考核、考察材料：在考察、考核工作中形成的工作、学习鉴定，出国人员鉴定表，实习鉴定，年度考核表，组织正式出具的考核、离任审计等材料。

第四类 学历、培训、专业技术材料：报考高等院校报名登记表、审批表、毕业生登记表、成绩表，论文及科研成果材料，1个月以上各类专业培训学习成绩，聘任、解聘专业技术职务审批表，职称评定审批表等材料。

第五类 政治历史审查材料：政审工作形成的调查报告、审查结论、上级批复等材料。

第六类 入党、团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员民主评议表、入团志愿书、取消预备党员资格的材料，加入民主党派等材料。

第七类 奖励材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等奖励材料。

第八类 处分材料：纪律检查、检察、法院、党政和行政管理部门工作中形成的有关处分材料。

第九类 工资、任免、出国材料：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休材料及各种代表会代表登记表等材料。

第十类 其他材料：工会会员登记表、大中专毕业生就业报到证、职工报到介绍信、有价值的学习总结、体会等可供组织上参考的材料。

第十二条  人事档案管理部门应及时与相关部门保持联系，主动索要有关档案材料，做到日常收集与重点收集相结合。组织、人事、纪检、工会、共青团等档案材料形成比较多的部门，要主动将形成的归档材料，按照组织人事管理权限及时完整地送交到人事档案管理部门。

第十三条  属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，须在2个月内送交归档。

第十四条  员工离职的，在公司工作期间形成的各类人事档案材料应在离开公司前全部移交人事档案管理部门。

第十五条  收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十六条  不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可视具体情况予以妥善处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请档案管理部门负责人审查批准，由专人负责监销。

第四章 管理、利用和审核

第十七条  人事档案管理部门对收集的档案材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。

第十八条  人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十九条  根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应坚固、防火、防潮，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第二十条  严禁任何人私自保管他人档案，人事档案工作人员不得保管本人和亲属的档案，不得泄露档案内容。

第二十一条  各单位及有关部门因工作需要查阅和借用人事档案，应填写《借用、查阅人事档案审批表》(附件1) ，按照组织人事管理权限，办理人事档案借阅审批手续，派专人到档案管理部门借阅人事档案。查阅档案应当2人以上，一般均为党员。

第二十二条  查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄漏或擅自向外公布档案内容。借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。

第二十三条  按照《安徽省干部档案任前审核暂行规定》，对拟提拔任集团中层管理人员的档案进行严格审核，并填写《干部档案任前审核表》(附件2)。档案任前审核发现的问题，未按照规定进行整改的，不呈报、不上会、不审批。

第二十四条  组织人事部门应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。

第二十五条  干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。

第二十六条  干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。

凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

第五章 人事档案接收、转递

第二十七条  人事档案的接收、转递必须严格手续，有案可查。

第二十八条  人事档案应通过机要交换渠道转递或派专人转送，不得邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事组织部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

第二十九条  调出人员转递档案，应由新单位出具《调档函》(附件3)，经原单位组织人事部门负责人同意签署意见方可转出。

第三十条  辞职、调出集团公司的中层管理人员应按规定办理移交手续，由所在单位部门书面向集团公司党委报告工作移交情况，经主管领导批准后办理档案移交手续。

第三十一条  员工因辞职、退职、自动离职、终止等，与本单位解除劳动关系的，其人事档案应在1个月内转递到新单位或所属人才交流中心。

第三十二条  企业退休人员社会化管理，需移交退休人员人事档案的，应按照有关规定整理移交，一般移交常驻地街道。

第三十三条  转出的人事档案应严密包封，并按照《档案转递通知单》(附件 4)的项目详细登记。

第六章 纪律和监督

第三十四条  集团公司人力资源部（组织部）应每年对人事档案开展一次检查，确保人事档案管理各项工作有序进行。

第三十五条  在人事档案材料收集归档工作中，档案材料形成部门、工作人员和员工本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：

1.不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

2.不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

3.不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

4.不准将虛假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

5.不准私自指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第三十六条  对违反人事档案管理工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或根据有关规定给予党纪、政纪处分。其中，从事档案管理工作人员参与涂改、伪造档案材料的，按照有关规定从重处理。

第七章 附则

第三十七条  本暂行规定与国家法律法规相抵触时，按国家法律法规执行。

第三十八条  本暂行规定由集团公司人力资源部（组织部）负责解释。

第三十九条  本暂行规定自印发之日起施行。原《安徽水安建设集团股份有限公司人事档案管理办法（修订）》(水安股份人﹝2021﹞265号)同时废止。

附件1：        人事档案借阅、查阅审批表

日期：20    年    月    日

附件 2：          干部档案任前审核表

此表及相关的认定材料须归入本人干部档案第5类。

填 表 说 明

1.在填写干部“出生时间”、“参加工作时间”、“入党时间”、“学历学位”栏信息时，如存有疑义，可暂不填写，先在“需要调查核实的问题”栏注明，待调查核实后，填写认定的信息。

2.记载参加工作时间的档案材料主要是早期的录（聘）用审批表、应征入伍登记表、招工招干审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表、招生政审表、知识青年上山下乡证明等。

3.“入党时间”栏填写以《入党志愿书》记载为准。入党时间按不同的时期分别为：1956.9.15—1969.3.31，入党时间为支部大会接收为预备党员之日；1969.4.1—1982.9.5，入党时间为上级党委批准之日；1982.9.6起至今，入党时间为支部大会接收为预备党员之日。

4.“学历学位”栏，应以干部档案材料为依据，按照学历学位认定的条件进行审核。对审核中发现的问题根据不同情况区别对待：⑴对干部档案中学历学位材料不齐全的，应要求及时补齐；⑵对于将在职教育填写为全日制教育的应予以纠正；⑶对于将非学历学位教育填写为学历学位的，要向干部本人讲清政策并予以纠正；⑷在学历学位的档案材料中发现有弄虚作假的，应要求本人予以说明，干部主管单位组织人事、纪检监察部门调查处理。

5.记载干部身份的档案材料主要是报到（派遣）证、转正定级审批表，转干审批表、以工代干审批表，战士提干审批表、军校学员转正定级审批表、转业审批表，公务员过渡审批表、公务员登记表、参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表等，2008年3月以后从其他单位调任机关或者参照公务员法管理机关的须有公务员调任审批（备案）表。

6.“需要调查核实的问题”栏由干部考察组填写，如实记载审核中发现的问题。

7.“考察组意见”栏由档案审核人和考察组负责人在审核后签名确认，要针对审核中发现的问题提出处理意见或建议，并请主管单位党委（党组）对《干部任前档案审核表》其他信息提出复核意见。

8.“主管单位党委（党组）意见”栏由主管单位盖章确认。⑴针对考察组提出的问题，填写调查核实结果；⑵对《干部任前档案审核表》中的其他信息提出复核意见。

附件3                 调 档 函(存根)

人档字[ ] 号

XXXXX:

XXX同志已被XXX录用，请将其档案于X年X月X日前移交我公司管理，并按如下要求处理:

(1)档案装订成册，标明目录；

(2)档案密封；

(3)提供工资发放、五险一金缴费截止时间，身份证号码及社保职工编码。

XX年X月X日

调 档 函

人档字[ ] 号

XXXXXX:

XXX同志已被XXX录用，请将其档案于X年X月X日前移交我公司管理，并按如下要求处理：

(1)档案装订成册，标明目录；

(2)档案密封；

(3)提供工资发放、五险一金缴费截止时间，身份证号码及社保职工编码。

档案接收地址：

邮编：

联系电话：

XX年X月X日

附件4：         人事档案转递通知单存根

因         ，根据相关规定，已于    年    月    日将            等     名同志人事档案共       册转往             。

                       安徽水安建设集团股份有限公司

人事档案转递通知单

               ：

兹将          等       名同志人事档案共    册转往你处，请按档案内所列目录清点查收，并予以回执。

                       安徽水安建设集团股份有限公司

年   月   日

附件 5：             

安徽水安集团人事档案材料归档范围

一、履历材料

履历表和属于履历性质的登记表等材料。

二、自传材料

1.自传和属于自传性质的材料；

2.报告个人有关事项的材料。

三、鉴定、考核、考察材料

1.考察材料；

2.在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；

3.定期考核材料，年度考核登记表；

4.工作调动、转业等鉴定材料；

5.经济责任审计结果报告；

6.专项考核形成的重要材料；

7.实行任期制和任期目标责任制的领导人员的任期考核评价意见；

8.干部人才参加援派、挂职、扶贫等工作中形成的考核、鉴定材料；

9.党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。

四、学历、学位、学绩及专业情况材料

1.报考各类院校的考生登记表、专家推荐书、保送生保送材料、毕业生登记表、授予学位的材料、成绩表、论文答辩情况表、毕业证和学位证复印件等有关材料；

2.培训材料:为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料；人力资源部记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等；（归入档案第四类，其中以主要表现内容为主的，可归入档案第三类）

3.职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件等材料；

4.专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术人员任职资格申批表等材料；

5.反映科研学术水平的材料。（归入档案第四类）

五、政治历史情况的审查材料

1.有关干部本人历史问题的审查材料和复查材料

（1）上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；

（2）本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；

（3）撤销原审查结论的材料；

（4）各类政审表。

2.更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间和参加工作时间等材料、上级批复、组织审查报告及主要依据与证明材料和个人申请；计算连续工龄审批材料等；

3.家庭成员及主要社会关系的证实材料；

4.审计材料：领导干部经济责任审计和整改情况材料等；

5.廉洁情况材料：纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见，国有企业领导人员廉 洁从业结论性评价等材料；

6.档案审核材料：干部人事档案专项审核形成的“三龄两历”（年龄、党龄、工龄、学历、经历）认定材料和任前审核等工作 中形成的相关材料；

7.申诉材料：干部申诉复核决定、申诉处理决定书、再申诉处理决定书等。（归入档案第五类，其中涉纪、涉法的，与处理处分材料一并归入档案第八类）。

六、党、团组织建设的材料

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入党积极分子考察表、预备党员考察表；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退和除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

2.中国共产主义青年团志愿书、入团申请书、团员登记表；

3.加入或退出民主党派的材料。

七、表彰奖励材料

公司级以上各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖等材料；撤销奖励的有关材料；享受政府特殊津贴材料。

八、涉纪涉法材料

1.处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料；

2.本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；

3.解除（变更、撤销）处分的材料；

4.检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等；

5.离任审计有问题的各类表；

6.处理处分材料：对领导干部个人有关事项报告隐瞒不报行为的处理意见材料；经调查属实的涉及干部个人问题信访举报的处理结果材料；经查核确实存在问题的函询通知书、本人回复及处理材料；谈话诫勉记录材料、诫勉书；领导干部被问责的决定和检讨检查材料；领导干部插手干预干部选拔任用、工程建设、执纪执法、司法活动等重大事项的记录材料；纪检监察机关履行监督执纪问责，对干部形成的纪律处分、立案审查等有关结论性材料；公务员考试录用、公开遴选、公开选调中违规违纪行为的处理处分材料等；

7.个人诚信材料：有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的诚信记录材料，人民法院认定的被执行人失信信息、删除失信信息及删除原因等材料。

九、招录、任免、工资、待遇、退（离）休、出国（境）、各种代表会等的材料

1.招录、聘用材料

（1）录（聘）用审批（备案）表；

（2）选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；

（3）应征入伍登记表，招工审批表；

（4）取消录用、解聘等材料；

（5）在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件，颁发的聘任通知、聘任书等。

2.任免、调动、军人转业（复员）安置、退（离）休材料

（1）干部任免审批表及相应考察材料；

（2）干部调动审批材料、挂职锻炼登记表；

（3）军人转业（复员）审批表；

（4）退（离）休审批表。

3.辞职、辞退、罢免材料

自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定。

4.工资、待遇材料

新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批材料。

5.出国（境）材料

因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

6.各种代表大会材料

党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；委员当选通知或证明材料，委员简历及代表登记表等；

十、其他可供组织参考的材料

1.毕业生就业报到证（派遣证）；

2.生育子女申请审批表；

3.录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；

4.工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；

5.生平、非正常死亡调查报告等治丧材料；

6.工会会员及各种协会会员、理事登记表；

7.军人家属随军审批表；

8.停止缴纳住房公积金等材料；

9.因私出国（境）材料：干部个人的国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件；

10.其他可供组织参考有保存价值的材料。

附件 6：

安徽水安集团人事档案部门归档内容

一、人力资源部归档内容：

1.干部任免审批表及考察材料

2.出国（境）人员审批表

3.挂职锻炼审批材料

4.为期两个月以上的干部培训（学习、进修）登记表

5.干部档案审核认定表

6.干部履历表、各类人员登记表

7.离退休人员审批表

8.签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同

9.新入职员工录用登记表

10.新入职员工试用期转正审批表

11.工资变动审批表

12.毕业生就业报到证（白联）

13.年度考核表

14.专业技术职务任职资格申请表

15.学历、学位材料，报考各院校学历学位材料、出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料、国内外学历学位认证材料。

16.反应科研水平材料，享受特殊津贴材料

17.新入职员工体检表

18.新入职员工各阶段毕业证书、学位证书复印件

19.新入职员工全部档案材料

二、纪委、纪检监察室归档内容：

1.处分决定、免予处分意见、上级批复

2.本人检查材料

3.法院判决书、复查甄别材料、决定（结论）

三、审计部归档内容：

经济责任审计结果报告

四、工会归档内容：

1.劳动模范、中央、省、市奖励材料

2.自愿生育一个孩子审批表（2016年6月30日之前未归档的）

五、党群工作部归档内容：

1.中国共产党入党志愿书

2.中国共产党入党申请书

3.中国共产党入党转正申请书

4.自传材料

5.政治审查材料

6.入党积极分子考察表

7.预备党员考察表

8.入党积极分子培训结业证书

9.各级人大代表、政协委员登记表、民主党派成员登记表

10.党外人士个人奖励材料、无党派人士登记表。